W dniu 13 grudnia 2025 roku weszła w życie ustawa z dnia 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych tworząc nową jakość w zbiorowym prawie pracy w naszym kraju.

Prezent pod Choinkę 2025 roku

Pod Choinkę w 2025 roku dostaliśmy prezent w postaci nowej ustawy o zbiorowym prawie pracy, a dokładnie o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Ta regulacja była postulowana przez związki zawodowe już od paru lat, a teraz na kanwie wdrożenia jednej z europejskich dyrektyw w końcu rządzący wprowadzili nowe przepisy. Ale w sumie to są takie trochę „nowe-stare” przepisy. Przypomnijmy, że układy zbiorowe pracy to jedno ze źródeł zakładowego prawa pracy. Wszyscy znamy regulaminy pracy oraz regulaminy wynagradzania, a te układy zbiorowe pracy to trzecie najpopularniejsze źródło – czyli obowiązujący w danym zakładzie pracy akt wewnętrzny – dokument regulujący prawa i obowiązki pracowników w związku ze stosunkiem pracy.

Układ zbiorowy pracy a regulaminy pracy i wynagradzania

W większości zakładów pracy mamy regulaminy pracy i wynagradzania. Regulamin pracy jest prawie całkowicie niezależny od układu zbiorowego pracy (poza nielicznymi wyjątkami), ale inaczej ma się rzecz w przypadku regulaminu wynagradzania. Spójrzmy na obowiązujący do 12 grudnia 2025 roku przepis art. 77² §  3 kodeksu pracy, który stanowił, iż „Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę”. Ten przepis określał zależność między tymi dwoma aktami zakładowego prawa pracy. Co do zasady u jednego pracodawcy powinien obowiązywać albo regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy pracy.

Gdzie mogą istnieć układy zbiorowe pracy

Układy zbiorowe pracy to nie jest jakaś nowość i już dzisiaj istnieją w wielu firmach. Nowością teraz jest to, że ustawodawca „wyciągnął” przepisy dotyczące układów zbiorowych pracy z samego kodeksu pracy i umieścił je w nowym akcie prawnym, właśnie ustawie o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych. Oczywiście wprowadzono kilka zmian w stosunku do dotychczasowego stanu prawnego, ale powiedzmy sobie szczerze – nie są to jakieś zmiany fundamentalne. Można powiedzieć cel ustawodawcy w postaci zwiększenia popularności układów zbiorowych pracy, z wykorzystaniem tego nowego narzędzia ustawowego, zostanie zrealizowany w ograniczonym zakresie.  Przyczyną stosunkowo niewielkiej popularności układów zbiorowych pracy w naszym kraju nie są bowiem obowiązujące przepisy kodeksu pracy, ale fakt, że w naszym systemie prawa, tak do 12 grudnia 2025 roku, jak też na podstawie przepisów nowej ustawy możliwość zawierania układów zbiorowych pracy ograniczona jest de facto do pracodawców, u których działają związki zawodowe. Skoro bowiem stroną układu zbiorowego pracy wraz z pracodawcą może być tylko zakładowa organizacja związkowa, to u pracodawcy u którego związki zawodowe nie działają siłą rzeczy układ zbiorowy nie powstanie. A skoro w Polsce mamy poziom uzwiązkowienia gdzieś w okolicach kilkunastu punktów procentowych, to oznacza, że u ponad 80% układy zbiorowe pracy nie powstaną, bo po prostu nie mogą systemowo powstać.

Układy zbiorowe pracy tylko tam gdzie są związki zawodowe

Układy zbiorowe pracy mogą powstawać tylko tam gdzie są związki zawodowe. W toku prac nad tą ustawą pojawiał się postulat przyznania możliwości bycia stroną układu zbiorowego pracy niezwiązkowym przedstawicielstwom pracowników. Jak ma to przykładowo miejsce w przypadku pracowniczych planów kapitałowych, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, określonych rozwiązań dotyczących czasu pracy, rad pracowników, europejskich rad zakładowych oraz pracowniczych programów emerytalnych. Ale propozycja ta nie zyskała aprobaty związków zawodowych no bo by przecież straciły swoją pozycję hegemona w zakładach pracy. Nowa ustawa o układach zbiorowych pracy, bez istotnego zwiększenia popularności związków zawodowych w naszym kraju, nie doprowadzi do zamierzonego przez ustawodawcę celu.

Czy wielkość ma znaczenie

Wielkość pracodawcy mierzona liczbą zatrudnianych u niego pracowników nie ma znaczenia dla możliwości posiadania układu zbiorowego pracy. Układy zbiorowe pracy mogą powstawać tak u największych pracodawców zatrudniających tysiące pracowników, jak też w niewielkich podmiotach. Warunkiem jest jednak zawsze posiadanie związku zawodowego. Ale nawet pracodawca u którego są związki zawodowe nie musi mieć układu zbiorowego pracy. Sam fakt istnienia u danego pracodawcy związku zawodowego nie oznacza automatycznie, że w tym podmiocie musi obowiązywać układ zbiorowy pracy. Ich posiadanie jest możliwością, a nie obowiązkiem. I nowa ustawa nie zmienia niczego w tym zakresie.

Zakładowe oraz ponadzakładowe układy zbiorowe pracy

W nowym stanie prawnym to będzie dosyć łatwe rozróżnienie, bo w tym obowiązującym do 12 grudnia 2025 roku bywało czasami trudno o jednoznaczną odpowiedź, tytułem ciekawostki mamy w Polsce także tzw. międzyzakładowe układy zbiorowe pracy (a przynajmniej jeden). Teraz już taki nie będzie mógł nowy powstać. I tak zakładowe układy zbiorowe pracy to takie jakie obowiązują tylko u jednego pracodawcy, natomiast ponadzakładowe układy zbiorowe pracy to obowiązujące u dwóch lub w większej liczbie pracodawców. Prosta zasada.

Łatwiej utworzyć układ zbiorowy pracy

Na gruncie nowych przepisów będzie łatwiej utworzyć układ zbiorowy pracy niż dotychczas. To jest dalej potrzebujemy dwie strony, czyli pracodawcę i działające u niego związki zawodowe. Trzeba żeby któraś ze stron wystąpiła z inicjatywą zawarcia układu, czyli innymi słowy zaprosiła innych do stołu negocjacyjnego. I wtedy zaczynają się tzw. rokowania czy rozmowy mające na celu ustalenie treści nowego układu zbiorowego pracy. W tych rokowaniach może, ale nie musi wziąć udział tzw. mediator czy osoba mająca pomóc stronom układu zbiorowego osiągnąć porozumienie. Ustawodawca zadbał też o zasady rokowań zbiorowych zapisując w ustawie pewne dyrektywy co do sposobu prowadzenia rokowań. Są one dosyć podobne do tego co znamy z przepisów kodeksu pracy. I tak przede wszystkim każda ze stron jest obowiązana prowadzić rokowania w dobrej wierze z poszanowaniem słusznych interesów drugiej strony. Według ustawodawcy oznacza to przede wszystkim, że powinno się uwzględniać postulaty organizacji związkowej uzasadnione sytuacją ekonomiczną pracodawcy, ale z drugiej strony związki zawodowe powinny powstrzymywać się od wysuwania postulatów, których realizacja w sposób oczywisty przekraczałaby możliwości finansowe pracodawcy. Ponadto wszyscy powinni szanować interesy osób wykonujących pracę zarobkową oraz emerytów i rencistów, nieobjętych układem zbiorowym pracy. Natomiast strony prowadzące rokowania nad zawarciem układu zbiorowego pracy powinny dochować wszelkiej staranności, aby postanowienia układu były zgodne z przepisami prawa pracy. To ostatnie dlatego, że w przeciwieństwie do dotychczasowego stanu prawnego poza stronami układu nikt już nie będzie badał zgodności z prawem postanowień danego układu zbiorowego pracy. Dotyczy to także protokołów dodatkowych do obecnie już obowiązujących układów zbiorowych pracy.

Koniec z rejestracją w PIP, będzie zgłoszenie do KEUZP

Do tej pory układy zbiorowe pracy rejestrowaliśmy w Państwowej Inspekcji Pracy. Teraz będzie inaczej. No i tutaj mamy pierwszą większą zmianę w stosunku do przepisów do tej pory obowiązujących. Przede wszystkim zapominamy o papierze i idziemy w nowych przepisach w elektronikę. I co więcej układy zbiorowe pracy nie są już przedmiotem rejestracji w Państwowej Inspekcji Pracy, co jak mogą potwierdzić osoby, które tego doświadczyły potrafiło być dosyć traumatycznym przeżyciem. Teraz będzie inaczej, teraz na scenę wchodzi KEUZP, do którego pracodawcy będą zgłaszać układy zbiorowe pracy oraz porozumienia zbiorowe. KEUZP to Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy. Trzeba pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami układ zbiorowy pracy wchodzi w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem prawidłowo dokonanego zgłoszenia do KEUZP. Sama zaś ta ewidencja jest systemem informatycznym, portalem na który pracodawcy będą musieli załadować w odpowiedni sposób układ zbiorowy. Sam KEUZP prowadzi w systemie teleinformatycznym minister właściwy do spraw pracy, a w tym systemie ewidencjonowane są układy zbiorowe pracy i protokoły dodatkowe do tych układów oraz porozumienia zbiorowe i protokoły dodatkowe do tych porozumień na potrzeby gromadzenia danych o układach zbiorowych pracy oraz porozumieniach zbiorowych i udostępniania treści.

Zgłoszenie do KEUZP

Samo zgłoszenie czy to układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do KEUZP polega na dwóch działaniach. Pierwsze to wprowadzenie danych przez formularz systemu teleinformatycznego KEUZP udostępniony na stronie internetowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw pracy. Drugie działanie to załączenie cyfrowego odwzorowania treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego. Innymi słowy trzeba nie tylko zgłosić układ do KEUZP, ale także przekazać tam jego treść. Technicznie samo zgłoszenie winno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisane w inny sposób akceptowany przez system KEUZP umożliwiający jednoznaczną identyfikację podmiotu dokonującego zgłoszenia i dnia jego zgłoszenia. Ustawodawca przewidział, iż zgłoszenie uznaje się za prawidłowo dokonane, dopiero jeżeli podmiot dokonujący zgłoszenia otrzyma potwierdzenie z KEUZP o przyjęciu danych wraz z numerem automatycznie nadanym układowi zbiorowemu pracy, porozumieniu zbiorowemu lub protokołowi dodatkowemu w KEUZP. Warto też pamiętać, że w nowym stanie prawnym minister właściwy do spraw pracy nie dokonuje weryfikacji treści zgłoszenia do KEUZP ani treści cyfrowego odwzorowania układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego pod względem ich zgodności z przepisami prawa pracy. Odpada więc ta kontrola merytoryczna poprawności treści układu zbiorowego pracy jaką do tej pory dawała nam Państwowa Inspekcja Pracy.

Co zgłaszamy do KEUZP

Zgłoszeniu do KEUZP podlega kilka rodzajów informacji. Przede wszystkim to informacja o zawarciu układu zbiorowego pracy lub protokołu dodatkowego do układu, druga grupa to decyzje o przedłużeniu obowiązywania układu zbiorowego pracy, wstąpieniu w prawa i obowiązki strony układu zbiorowego pracy albo wystąpienia z ponadzakładowego układu zbiorowego pracy. No wreszcie zgłoszeniu do KEUZP będzie podlegać informacja o rozwiązaniu układu zbiorowego pracy, jak też odstąpieniu od stosowania zakładowego układu zbiorowego pracy. Ponadto do ewidencji należy zaraportować zawarcie porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego. Te wszystkie zgłoszenia są o tyle istotne, że zgodnie z ustawą brak zgłoszenia powoduje brak wywołania skutków prawnych przez dokument czy czynność podlegającą zgłoszeniu. Zgłoszeniu do KEUZP podlegają też porozumienia zbiorowe. Katalog tych porozumień zawierają przepisy nowej ustawy. I tak są to porozumienia zbiorowe o których mowa w Kodeksie pracy, te o których mowa ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, te z ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych, z ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych, z ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników oraz z ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Ponadto do KEUZP zgłoszeniu podlegają te porozumienia zbiorowe nieoparte na ustawie, dotyczące warunków płacy, jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację pracodawców. Co ważne także tutaj obowiązki spoczywają wyłącznie na pracodawcach u których działają związki zawodowe. Jeśli u kogoś związków brak to nie będzie miał do czynienia z KEUZP.

Jawność układów zbiorowych pracy

Dokumenty zgłoszone do KEUZP nie będą jawne w tym sensie, że każdy będzie mógł się zalogować do ewidencji KEUZP i dowolnie sobie przeglądać czy podglądać dokumenty. Ale ustawodawca przewidział w przepisach nowej ustawy o układach zbiorowych pracy, że treść cyfrowego odwzorowania układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołu dodatkowego podlega udostępnieniu w trybie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Innymi słowy jak ktoś będzie dostatecznie zdeterminowany żeby obejrzeć sobie obowiązujący w naszej firmie układ zbiorowy pracy to dokona tego.

Sytuacja pracodawców obecnie już posiadających układy zbiorowe pracy

W przypadku pracodawców już dzisiaj posiadających układy zbiorowe pracy w nowych przepisach przede wszystkim postanowiono, że układy zbiorowe pracy zawarte do dnia wejścia w życie nowej ustawy pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu wypowiedzenia albo rozwiązania takiego układu albo do dnia upływu terminu obowiązywania takiego układu, jeżeli jest w nim wskazany. Podobnie istniejące porozumienia i regulaminy regulujące zasady pracy zdalnej, porozumienia o stosowaniu przerywanego czasu pracy oraz o przedłużeniu okresu rozliczeniowego czasu pracy zawarte do dnia wejścia w życie niniejszej ustawy pozostają w mocy albo są stosowane do dnia upływu terminu obowiązywania takiego porozumienia lub regulaminu, jeżeli jest w nim wskazany. Natomiast do rokowań nad zawarciem układu zbiorowego pracy rozpoczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepisy działu jedenastego Kodeksu pracy dotyczące rokowań.

Nowe obowiązki nałożone na pracodawców

Ustawodawca dał ministrowi właściwemu do spraw pracy okres dwóch lat na utworzenie KEUZP. Czyli w praktyce dopiero pod koniec 2027 roku będą dokonywane tam pierwsze zgłoszenia. Natomiast wcześniej pracodawcy już będą musieli raportować do KEUZP, ale w innej formie niż docelowa. I tak w terminie jednego roku od utworzenia KEUZP pracodawca objęty postanowieniami układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego podlegającego zgłoszeniu do KEUZP dokonuje zgłoszenia do tej ewidencji odpowiednich informacji wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego oraz protokołów dodatkowych. Natomiast do czasu utworzenia KEUZP obowiązek zgłaszania informacji, ma być realizowany przez przekazanie drogą elektroniczną zgłoszenia zawierającego wymagane informacje opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym wraz z cyfrowym odwzorowaniem treści układu zbiorowego pracy, porozumienia zbiorowego lub protokołów dodatkowych do ministra właściwego do spraw pracy.

Pracodawcy nie powinni bać się układów zbiorowych pracy

Podsumowując należy wskazać, że pracodawcy nie powinni bać się układów zbiorowych pracy jako takich. Układ to nic strasznego czy złego. Układ zbiorowy to nie problem, natomiast problemem mogą być postanowienia czy takiego układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania na jakie po prostu nie stać danego pracodawcy. Tak więc parafrazując „nie lękajcie się układów zbiorowych pracy”, ale uważajcie bacznie na ich treść normatywną. Układy zbiorowe pracy pod nowymi przepisami nie rozwiną się w stopniu w jakim byłoby to pożądane i w jaki chciałby zapewne polski ustawodawca. Powodem jest hegemonia związków zawodowych w zakresie bycia jedyną stroną układu zbiorowego pracy przy stosunkowo niskim uzwiązkowieniu w naszym kraju nie może siłą rzeczy doprowadzić do sytuacji dynamicznego rozwoju układów zbiorowych pracy. Tak jak Polska nie stała się krajem rad pracowników po wejściu w życie przepisów ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, tak nie należy się spodziewać jakiegoś dynamicznego rozkwitu liczby układów zbiorowych w naszym kraju, chociaż można oczywiście oczekiwać teraz wzmożonej aktywności związków zawodowych na tym polu.